Privacyverklaring

Versie 1, 27-11-2025

1. Wie zijn wij?

Interlokale Onderwijsvereniging Leersteuncentrum Kosmos, met ondernemingsnummer 1000.565.391, gevestigd te Werft 20, 2440 Geel treedt op als verwerkingsverantwoordelijke. Verder in deze tekst wordt de afkorting “LSC Kosmos” gebruikt, of wordt naar LSC Kosmos verwezen door gebruik te maken van “wij” of “ons”.

Contactgegevens LCS Kosmos:

LSC Kosmos
Werft 20
2440, Geel
info@lsckosmos.be 

Indien je vragen hebt over de wijze waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken, dan kan je contact opnemen met info@lsckosmos.be of je kan contact nemen met de functionaris voor gegevensbescherming (DPO).

Contactgegevens DPO:

Welzijnszorg Kempen, dienst informatieveiligheid
Antwerpseweg 1a bus 1
2440 Geel
Informatieveiligheid@iok.be

2. Algemeen

LSC Kosmos behandelt jouw persoonsgegevens met respect voor jouw privacy en in overeenstemming met de geldende privacywetgeving: Europese Verordening Gegevensbescherming (AVG), Gegevensbeschermingswet van 30 juli 2018 en het AVG-Decreet. 

Met deze privacyverklaring informeren we jou op een beknopte, transparante, begrijpelijke wijze over de persoonsgegevens die wij verwerken, waarom wij dit doen en op welke wijze. Met ‘verwerken’ bedoelen we alles wat we doen met de persoonsgegevens, zoals opslaan, raadplegen, doorsturen, bijwerken, bewaren, …

3. Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee je iemand rechtstreeks of onrechtstreeks kan identificeren. Dit is niet beperkt tot je identificatiegegevens zoals je naam, adres, geboortedatum, maar het betreft alle gegevens die we op één of andere manier aan jou kunnen koppelen.

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken o.a. volgende persoonsgegevens:

• Identificatiegegevens (vb. naam en voornaam, geboortedatum, rijksregisternummer,…);
• Contactgegevens (vb. adres, e-mailadres, telefoonnummer,…);
• Leerspecifieke gegevens die betrekking hebben op de leerling voor wie leersteun wordt aangevraagd:
  • het GC-verslag, IAC-verslag of OV4-verslag, opgesteld conform de bepalingen van het besluit van de Vlaamse Regering van 13 februari 2015 tot bepaling van de inhoud van het gemotiveerd verslag en van het attest bij het verslag voor toegang tot een individueel aangepast curriculum in een school voor gewoon onderwijs of tot het buitengewoon onderwijs;
  • gegevens over het onderwijstraject van de leerling;
  • gegevens over de ondersteuningsbehoeften van de leerling en de leersteun die aan deze leerling geboden wordt om aan de ondersteuningsbehoeften tegemoet te komen;
• Individueel leerondersteuningsplan.

Bij de verwerking van persoonsgegevens respecteren wij het principe van minimale gegevensverwerking en verwerken wij niet meer persoonsgegevens dan strikt noodzakelijk.

5. Van welke categorieën van personen verwerken wij gegevens?

Wij verwerken o.a. de persoonsgegevens van:

• Leerlingen voor wie een leersteuntraject werd aangevraagd;
• Leerlingen voor wie een leersteuntraject werd opgestart;
• Ouder(s)/voogd van leerlingen voor wie een leersteuntraject werd aangevraagd/opgestart;
• CLB-medewerkers, leerkrachten, zorgcoördinatoren en zorgleerkrachten, directieleden van de scholen die een beroep doen op LSC Kosmos.

6. Waarom verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens om onze opdracht, zoals voorzien in het Decreet van 5 mei 2023 over Leersteun (Leersteundecreet), te kunnen uitvoeren. 

Voor de verwerking van jouw persoonsgegevens beroepen wij ons op volgende rechtsgronden:

• We verwerken je persoonsgegevens om te voldoen aan een wettelijke verplichting, in het kader van onze opdracht die voortvloeit uit het Leersteundecreet;
• We verwerken je persoonsgegevens omdat je toestemming hebt gegeven om je gegevens te gebruiken voor een specifiek doel. We informeren je op voorhand wat deze toestemming inhoudt en hoe je je toestemming eenvoudig weer kan intrekken. Indien je geen toestemming geeft om je persoonsgegevens te verwerken, dan worden jouw persoonsgegevens niet gebruikt voor dat doel. Je toestemming weigeren of je toestemming intrekken heeft verder geen nadelige gevolgen;
• We gebruiken jouw persoonsgegevens om een taak van algemeen belang uit te oefenen.

LSC Kosmos gebruikt jouw persoonsgegevens enkel voor het doel waarvoor deze persoonsgegevens werden verzameld. Jouw persoonsgegevens worden niet verder verwerkt voor andere doeleinden.

7. Hoe verzamelen en verwerken we jouw persoonsgegevens?

We kunnen de persoonsgegevens rechtstreeks van jou ontvangen, vb. doordat je een formulier invult, of we kunnen jouw persoonsgegevens van derden ontvangen, vb. van onderwijsinstellingen.

8. Met wie worden jouw persoonsgegevens gedeeld?

LSC Kosmos is de “verwerkingsverantwoordelijke”. Dit wil zeggen dat wij bepalen welke persoonsgegevens worden verzameld, voor welke doeleinden en op welke manier de persoonsgegevens worden verwerkt. Dit betekent niet dat elke medewerker van LSC Kosmos toegang heeft tot alle persoonsgegevens. Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik en ongeoorloofde toegang tot jouw persoonsgegevens te voorkomen door het afschermen van jouw persoonsgegevens en een regelmatige controle van de veiligheidsmaatregelen uit te voeren. Je persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de medewerkers die deze gegevens echt nodig hebben voor de uitvoering van hun taken.

Voor de verwerking van persoonsgegevens kunnen wij samenwerken met leveranciers en dienstverleners; dit zijn “verwerkers”. Deze verwerkers werken in opdracht van LSC Kosmos en volgen hiertoe de instructies die wij geven. In het kader van hun opdrachten kunnen deze verwerkers ook jouw persoonsgegevens verwerken. Om te verzekeren dat de verwerkers dezelfde hoge privacystandaarden respecteren, worden er schriftelijke afspraken gemaakt in een verwerkersovereenkomst.
Klik  HIER  voor de verwerkersovereenkomsten die werden ondertekend door onze leveranciers en dienstverleners.

Wij wisselen ook gegevens uit met de onderwijsinstellingen die met ons samenwerken in het kader van leersteun. Overeenkomstig de van toepassing zijnde wetgeving, wordt er een protocol gesloten tussen de onderwijsinstelling en LSC Kosmos om deze elektronische uitwisseling van gegevens mogelijk te maken. Een protocol is een overeenkomst tussen twee overheidsinstanties die persoonsgegevens uitwisselen en waarin afspraken worden gemaakt over deze uitwisseling. Deze afspraken hebben o.a. betrekking op de doeleinden, rechtmatigheid en beveiliging van persoonsgegevens. 
Klik   HIER   voor de protocollen die werden ondertekend door de scholen.

9. Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

LSC Kosmos bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doelstellingen waarvoor jouw persoonsgegevens worden verwerkt. 

De persoonsgegevens van leerlingen die worden verwerkt op basis van de wettelijke grondslag in het Leersteundecreet, worden bewaard tot vijf (5) schooljaren na het einde van het schooljaar waarin het laatst leersteun werd geboden. Na afloop van de bewaartermijn worden de gegevens vernietigd. 

10. Wat zijn jouw rechten?

Afhankelijk van de verwerking en de rechtsgrond beschik je over een aantal mogelijkheden om controle te behouden over jouw persoonsgegevens:

• Recht op inzage

Je hebt het recht om te vragen welke persoonsgegevens wij van jou verwerken, waarom wij deze gegevens verwerken,  wie er toegang heeft tot deze gegevens en hoe lang wij deze gegevens bewaren.

Het Leersteundecreet bepaalt dat de leerling en de ouders recht hebben op inzage in de gegevens die betrekking hebben op de leerling en recht hebben op een toelichting bij deze gegevens. Indien na de toelichting blijkt dat de betrokken leerling of de ouders een kopie willen van de leerlinggegevens waarover LSC Kosmos beschikt, hebben zij een kopierecht. Iedere kopie wordt persoonlijk en vertrouwelijk behandeld en wordt enkel gebruikt voor de onderwijsloopbaan van de leerling. 

Indien een volledige inzage afbreuk zou doen aan de rechten van derden, wordt het recht op inzage/afschrift voor de leerling en de ouders beperkt en wordt slechts inzage verleend in de vorm van een gesprek, gedeeltelijke inzage of rapportage.

• Recht op verbetering

Indien je merkt dat je persoonsgegevens die door ons worden verwerkt onvolledig of foutief zijn, mag je vragen om dit aan te passen. Je kan ook vragen om aanvullingen toe te voegen aan jouw gegevens.

• Recht op gegevenswissing

In een aantal gevallen heb je het recht om je gegevens te laten wissen. Dat kan bijvoorbeeld:

• als we je persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor de doeleinden waarvoor we ze eerst verwerkten;
• als we je toestemming nodig hebben om je persoonsgegevens te verwerken en je beslist om je toestemming in te trekken;
• als je bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen andere gerechtvaardigde gronden zijn om de verwerking verder te zetten;
• als wij, ondanks al onze inspanningen, je persoonsgegevens toch op een onrechtmatige manier zouden verwerken;
• als we wettelijk verplicht worden om jouw persoonsgegevens te verwijderen.

Let op: Als de verwerking van jouw persoonsgegevens voorgeschreven wordt door een wettelijke bepaling, kunnen we niet voldoen aan jouw verzoek tot gegevenswissing en dienen we steeds de wettelijke bepaling te respecteren.

• Recht op beperking van de verwerking

Je hebt het recht om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken:

• als je de juistheid van jouw persoonsgegevens betwist, tijdens de periode die ons toelaat om de juistheid van jouw persoonsgegevens te controleren;
• als wij, ondanks onze inspanningen, jouw persoonsgegevens toch op een onrechtmatige manier zouden verwerken en je niet wenst dat we jouw persoonsgegevens zouden verwijderen;
• als wij jou persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor onze verwerkingsdoeleinden, maar jij deze wel nog nodig hebt in het kader van een rechtsvordering;
• als jij bezwaar maakt tegen de verwerking, in afwachting van het antwoord op de vraag of onze gerechtvaardigde belangen zwaarder wegen dan die van jou.

• Recht op bezwaar

Je hebt het recht om bezwaar te maken als we jouw persoonsgegevens verwerken voor onze taken van algemeen belang. In dit geval zullen we de verwerking van jouw persoonsgegevens stoppen, tenzij wij menen dat onze gerechtvaardigde belangen zwaarder doorwegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden of indien de belangen verband houden met de instelling, uitvoering of onderbouwing van een rechtsvordering.

• Recht op overdraagbaarheid van je persoonsgegevens

Indien we jouw gegevens verwerken op basis van jouw toestemming of op basis van een overeenkomst, heb je het recht om jouw gegevens in een gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en heb jij het recht om deze gegevens door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. We kunnen slechts voldoen aan dit verzoek voor zover dit technisch mogelijk is.

• Recht om je toestemming in te trekken

Als je toestemming hebt gegeven om jouw persoonsgegevens te verwerken voor een bepaald doel, dan kan je deze toestemming op elk moment weer intrekken. De intrekking geldt voor toekomstige verwerkingen. De intrekking van jouw toestemming heeft geen invloed op de reeds uitgevoerde verwerkingen. De intrekking van jouw toestemming heeft geen nadelige gevolgen voor jou.

11. Hoe kan je je rechten uitoefenen

Neem contact op met info@lsckosmos.be

Zorg er voor dat je verzoek voldoende duidelijk is. Geef steeds aan welk recht je wil uitoefenen en op welke wijze je de informatie wenst te ontvangen.

Indien je met ons contact neemt om jouw rechten uit te oefenen, vragen we een bewijs van jouw identiteit.

We bezorgen je zo snel als mogelijk een antwoord. Wij reageren uiterlijk binnen de 30 dagen nadat we jouw verzoek en het bewijs van jouw identiteit hebben ontvangen.

Je rechten uitoefenen kost je normaal niets. Als je vraag echter buitensporig is of je vaak dezelfde vraag stelt, dan kunnen we toch een vergoeding vragen of je verzoek weigeren.

12. Vragen, opmerkingen of klachten?

Heb je een vraag of een klacht over de manier waarop LSC Kosmos jouw persoonsgegevens verwerkt, neem dan contact met onze functionaris voor de gegevensbescherming (DPO): Welzijnszorg Kempen, dienst informatieveiligheid, Antwerpseweg 1a bus 1, 2440 Geel, Informatieveiligheid@iok.be 

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij een Toezichthoudende Autoriteit. Hiervoor kan je terecht bij:

• Vlaamse Toezichtcommissie:

E-mailadres: contact@toezichtcommissie.be

Telefoonnummer: +32 (0)2 553 20 85

• Gegevensbeschermingsautoriteit:

E-mailadres: contact@apd-gba.be 

Telefoonnummer: +32 (0)2 274 48 00

13. Wijzigings- en aanpassingsbeleid

Wij hebben het recht om deze privacyverklaring te wijzigen. De meest recente versie staat steeds online.

Het versienummer en de datum van wijziging worden steeds vermeld bovenaan het document.